Aktualisiert am 10. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Andreas Berger
Die folgende Vorlage für ein korrektes Kündigungsschreiben wurde rechtlich geprüft und gründlich von Fachleuten gegengelesen. Diese Vorlage hilft Ihnen, Ihre Kündigung formgerecht und rechtssicher einzureichen und eine Bestätigung anzufordern. Passen Sie die Vorlage bitte an Ihre individuellen Bedürfnisse an.
Anschrift
PLZ Ort
Name des Amtes
Abteilung
Anschrift
PLZ Ort
Ort, Datum
Betreff: Kündigung meiner Leistungen / Mitgliedschaft / Anmeldung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich meine Leistungen / Mitgliedschaft / Anmeldung bei Ihnen fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.
Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung dieser Kündigung sowie die Angabe des Beendigungsdatums.
Für Ihre Bemühungen bedanke ich mich im Voraus und bitte, von Rückwerbeversuchen abzusehen.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift
Vor- und Nachname*
Bestätigung der Kündigung
Hiermit bestätige ich den Erhalt der Kündigung von Vor- und Nachname und bestätige, dass die Leistungen / Mitgliedschaft / Anmeldung zum TT.MM.JJJJ beendet wird.
Unterschrift des gekündigten Dienstleisters / Mitglieds
Name und Position
Ort, Datum*
Warum sollte man sich das Kündigungsschreiben unbedingt bestätigen lassen? Prinzipiell empfiehlt es sich, das Kündigungsschreiben nicht nur auf dem Postweg und am besten per Einschreiben zu verschicken, sondern auch, sich das Kündigungsschreiben und damit die Wirksamkeit der Kündigung schriftlich bestätigen zu lassen. Dies hat zwei Gründe, zum einen kann man auf diese Weise sicher davon ausgehen, dass die Kündigung ihren Empfänger erreicht und von diesem akzeptiert wurde, zum anderen ist eine Kündigungsbestätigung in einigen Fällen, etwa beim Wechsel der Krankenkasse, Voraussetzung dafür, dass ein neuer Vertrag geschlossen und in Kraft treten kann.
- Kündigungsschreiben bestätigen lassen
- Empfehlung: Postweg, per Einschreiben
- Gründe für Bestätigung:
- Sicherheit über Erreichen des Empfängers
- Akzeptanz der Kündigung
- Kündigungsbestätigung als Voraussetzung (z.B. Krankenkassenwechsel)
- Neuer Vertrag abschließen und in Kraft treten
Auch wenn insbesondere größere Unternehmen meist innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Kündigung automatisch eine Kündigungsbestätigung zusenden, ist es ratsam, einen solchen Hinweis in sein Kündigungsschreiben zu integrieren. Hierzu genügt die Formulierung der Bitte, beispielsweise in Form von “Bitte bestätigen Sie mir den Eingang des Schreibens sowie die Wirksamkeit meiner Kündigung innerhalb von 14 Tagen in schriftlicher Form.“. Eine richtige und damit wirksame und erfolgreiche Kündigung enthält die Empfänger- und Absenderdaten, Ort und Datum, Kunden-, Vertrags- oder Policennummer, das Textfeld sowie eine handschriftliche Unterschrift.
Absender: Name, Anschrift
Empfänger: Name, Anschrift
Datum
Betreff: Kündigung (Vertragsart/Vertragsnummer)
Anrede: z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“
Kündigungserklärung: z.B. „hiermit kündige ich meinen Vertrag (Vertragsnummer) fristgerecht zum (Datum).“
Bestätigungsbitte: „Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der Kündigung sowie deren Wirksamkeit schriftlich innerhalb von 14 Tagen.“
Widerruf Einzugsermächtigung (optional): „Des Weiteren widerrufe ich die erteilte Einzugsermächtigung für das Konto (Bankverbindung).“
Rückerstattung (optional): „Bitte erstatten Sie eventuelle Guthaben auf folgendes Konto: (Bankverbindung).“
Schlussformel: z.B. „Mit freundlichen Grüßen,“
Handschriftliche Unterschrift
Ggf. Anlagen (z.B. Kopie des Vertrags)
- Größere Unternehmen: 2 Wochen für Kündigungsbestätigung
- Hinweis in Kündigungsschreiben integrieren
- Formulierung: Bitte um Bestätigung
- Elemente wirksamer Kündigung:
- Empfänger- und Absenderdaten
- Ort und Datum
- Kunden-, Vertrags- oder Policennummer
- Textfeld
- Handschriftliche Unterschrift
Es ist überdies ratsam, eine erteilte Einzugsermächtigung zu widerrufen sowie eine Bankverbindung anzugeben, an die bereits bezahlten Prämien erstattet werden sollen und sich auch dies schriftlich bestätigen zu lassen. Entscheidendes Kriterium bei einer fristgerechten Kündigung ist die Einhaltung der Kündigungsfristen, da sich der Vertrag ansonsten meist automatisch um eine weitere Vertragslaufzeit verlängert. Bei einer fristlosen Kündigung muss darüber hinaus ein wichtiger Grund benannt werden, aus dem sich ergibt, weshalb die Vertragsbeziehung nicht mehr zumutbar ist.
- Widerruf Einzugsermächtigung empfohlen
- Bankverbindung für Rückerstattung angeben
- Schriftliche Bestätigung anfordern
- Fristgerechte Kündigung: Kündigungsfristen einhalten
- Automatische Verlängerung bei Fristversäumnis
- Fristlose Kündigung: Wichtiger Grund erforderlich
- Unzumutbarkeit der Vertragsbeziehung darlegen
Für die Wirksamkeit der Kündigung ist das Datum des Einganges relevant, nicht wann das Schreiben verfasst wurde. Zudem muss der Kündigende nachweisen, dass er die Kündigung ausgesprochen hat, wenn diese den Gekündigten nicht oder nicht vor Beginn der Frist erreicht. Dies ist jedoch in aller Regel nur dann möglich, wenn das Kündigungsschreiben per Einschreiben verschickt wurde.
- Datum des Eingangs entscheidend
- Nicht Verfassungsdatum
- Nachweis der Kündigungsaussprache
- Bei Nichterreichen oder Fristbeginn
- Möglicher Nachweis: Kündigung per Einschreiben
Zusammenfassung
Kündigungsschreiben:
- Schriftliche Erklärung
- Beendigung Arbeitsverhältnis
- Arbeitnehmer oder Arbeitgeber
Gesetzliche Vorgaben:
- Schriftform
- Eigenhändige Unterschrift
- Einhaltung Kündigungsfristen
Angaben im Schreiben:
- Name, Anschrift Arbeitnehmer/Arbeitgeber
- Datum
- Kündigungserklärung
- Kündigungstermin
- Unterschrift
Korrekte Formulierung:
- Höflich
- Klar und unmissverständlich
- Vermeidung negativer Formulierungen
Formale Aufbau:
- Absender, Empfänger
- Betreffzeile
- Anrede
- Kündigungstext
- Unterschrift
Fristen:
- Gesetzliche oder vertragliche Fristen
- Einhaltung
- Fristbeginn beachten
Kündigungsbestätigung:
- Schriftliche Bestätigung
- Eingang und Wirksamkeit der Kündigung
- Rechtssicherheit
Zeitraum für Bestätigung:
- Keine gesetzliche Regelung
- Innerhalb von 1-2 Wochen üblich
Anforderung Bestätigung:
- Schriftlich auffordern
- Frist setzen
- Höflich formulieren
Telefonische Anforderung:
- Möglich
- Schriftliche Bestätigung empfohlen
Informationen in Bestätigung:
- Bestätigung Kündigungseingang
- Kündigungstermin
- Eventuell Vertragsrestlaufzeit
Keine Bestätigung:
- Nachfragen
- Frist setzen
- Anwalt oder Rechtsbeistand
Aufbewahrung:
- Persönliche Unterlagen
- Ordner, digital
- Mindestens bis Vertragsende
Kündigung per E-Mail:
- Rechtskräftig möglich
- Schriftform beachten
- Qualifizierte elektronische Signatur empfohlen
Einschreiben:
- Empfohlen
- Nachweis Zustellung
- Rechtssicherheit
Kündigung zurückziehen:
- Zustimmung Arbeitgeber/Arbeitnehmer
- Schriftlich erklären
- Einverständnis bestätigen
Außerordentliche Kündigung:
- Fristlose Kündigung
- Wichtiger Grund
- Schriftlich begründen
Arbeitszeugnis:
- Recht auf Zeugnis
- Bei Kündigung anfordern
- Vollständig, wahrheitsgemäß
Unwirksame Kündigung:
- Formfehler
- Fristen missachtet
- Diskriminierung
Rechte bei strittiger Kündigung:
- Rechtsberatung
- Kündigungsschutzklage
- Abfindung, Wiedereinstellung
Deshalb ist die Kündigung unwirksam
- Formfehler: z.B. fehlende Unterschrift, falsche Schriftform
- Missachtung Kündigungsfristen: z.B. verspäteter Eingang der Kündigung
- Unzureichende Begründung bei fristloser Kündigung
- Sozialwidrige Kündigung: z.B. Diskriminierung, Benachteiligung besonderer Personengruppen
- Verstoß gegen Kündigungsschutz: z.B. Kündigung während Mutterschutz, Kündigung Schwerbehinderter ohne Zustimmung Integrationsamt
- Betriebsbedingte Kündigung ohne Sozialauswahl
- Fehlende Zustimmung bei tarifvertraglichen oder betriebsverfassungsrechtlichen Regelungen
- Kündigung aus unzulässigen Gründen: z.B. Krankheit, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit
- Kündigung während Elternzeit ohne Zustimmung der zuständigen Behörde
- Kündigung während einer Kündigungsschutzklage
- Kündigung während der Probezeit ohne Einhaltung der korrekten Frist
- Widerspruch des Betriebsrats bei einer Kündigung aus sozialen Gründen
- Kündigung ohne Zustimmung des Personalrats (im öffentlichen Dienst)
- Kündigung während einer Bildungsmaßnahme oder Umschulung ohne triftigen Grund
- Verstoß gegen betriebsinterne Kündigungsregelungen
- Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses während der Ausbildungszeit ohne schwerwiegenden Grund
- Kündigung aufgrund von unerlaubter Verwertung personenbezogener Daten
- Kündigung aufgrund von unbegründeten Verdachtsmomenten, z.B. Diebstahl oder Betrug
- Kündigung während einer Freistellung ohne wichtigen Grund
- Kündigung aufgrund einer unternehmerischen Entscheidung, die nicht nachvollziehbar ist oder deren Umsetzung unverhältnismäßig ist