Richtiges Kündigungsschreiben mit Bestätigung

Last Updated on 16. April 2023 by Ömer Bekar

Kündigung
Was ist bei Kündigung zu beachten

Warum sollte man sich das Kündigungsschreiben unbedingt bestätigen lassen? Prinzipiell empfiehlt es sich, das Kündigungsschreiben nicht nur auf dem Postweg und am besten per Einschreiben zu verschicken, sondern auch, sich das Kündigungsschreiben und damit die Wirksamkeit der Kündigung schriftlich bestätigen zu lassen. Dies hat zwei Gründe, zum einen kann man auf diese Weise sicher davon ausgehen, dass die Kündigung ihren Empfänger erreicht und von diesem akzeptiert wurde, zum anderen ist eine Kündigungsbestätigung in einigen Fällen, etwa beim Wechsel der Krankenkasse, Voraussetzung dafür, dass ein neuer Vertrag geschlossen und in Kraft treten kann.

  • Kündigungsschreiben bestätigen lassen
  • Empfehlung: Postweg, per Einschreiben
  • Gründe für Bestätigung:
    • Sicherheit über Erreichen des Empfängers
    • Akzeptanz der Kündigung
    • Kündigungsbestätigung als Voraussetzung (z.B. Krankenkassenwechsel)
    • Neuer Vertrag abschließen und in Kraft treten

Auch wenn insbesondere größere Unternehmen meist innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Kündigung automatisch eine Kündigungsbestätigung zusenden, ist es ratsam, einen solchen Hinweis in sein Kündigungsschreiben zu integrieren. Hierzu genügt die Formulierung der Bitte, beispielsweise in Form von “Bitte bestätigen Sie mir den Eingang des Schreibens sowie die Wirksamkeit meiner Kündigung innerhalb von 14 Tagen in schriftlicher Form.“. Eine richtige und damit wirksame und erfolgreiche Kündigung enthält die Empfänger- und Absenderdaten, Ort und Datum, Kunden-, Vertrags- oder Policennummer, das Textfeld sowie eine handschriftliche Unterschrift.

Absender: Name, Anschrift

Empfänger: Name, Anschrift

Datum

Betreff: Kündigung (Vertragsart/Vertragsnummer)

Anrede: z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“

Kündigungserklärung: z.B. „hiermit kündige ich meinen Vertrag (Vertragsnummer) fristgerecht zum (Datum).“

Bestätigungsbitte: „Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der Kündigung sowie deren Wirksamkeit schriftlich innerhalb von 14 Tagen.“

Widerruf Einzugsermächtigung (optional): „Des Weiteren widerrufe ich die erteilte Einzugsermächtigung für das Konto (Bankverbindung).“

Rückerstattung (optional): „Bitte erstatten Sie eventuelle Guthaben auf folgendes Konto: (Bankverbindung).“

Schlussformel: z.B. „Mit freundlichen Grüßen,“

Handschriftliche Unterschrift

Ggf. Anlagen (z.B. Kopie des Vertrags)

  • Größere Unternehmen: 2 Wochen für Kündigungsbestätigung
  • Hinweis in Kündigungsschreiben integrieren
  • Formulierung: Bitte um Bestätigung
  • Elemente wirksamer Kündigung:
  • Empfänger- und Absenderdaten
  • Ort und Datum
  • Kunden-, Vertrags- oder Policennummer
  • Textfeld
  • Handschriftliche Unterschrift

Es ist überdies ratsam, eine erteilte Einzugsermächtigung zu widerrufen sowie eine Bankverbindung anzugeben, an die bereits bezahlten Prämien erstattet werden sollen und sich auch dies schriftlich bestätigen zu lassen. Entscheidendes Kriterium bei einer fristgerechten Kündigung ist die Einhaltung der Kündigungsfristen, da sich der Vertrag ansonsten meist automatisch um eine weitere Vertragslaufzeit verlängert. Bei einer fristlosen Kündigung muss darüber hinaus ein wichtiger Grund benannt werden, aus dem sich ergibt, weshalb die Vertragsbeziehung nicht mehr zumutbar ist.

  • Widerruf Einzugsermächtigung empfohlen
  • Bankverbindung für Rückerstattung angeben
  • Schriftliche Bestätigung anfordern
  • Fristgerechte Kündigung: Kündigungsfristen einhalten
  • Automatische Verlängerung bei Fristversäumnis
  • Fristlose Kündigung: Wichtiger Grund erforderlich
  • Unzumutbarkeit der Vertragsbeziehung darlegen

Für die Wirksamkeit der Kündigung ist das Datum des Einganges relevant, nicht wann das Schreiben verfasst wurde. Zudem muss der Kündigende nachweisen, dass er die Kündigung ausgesprochen hat, wenn diese den Gekündigten nicht oder nicht vor Beginn der Frist erreicht. Dies ist jedoch in aller Regel nur dann möglich, wenn das Kündigungsschreiben per Einschreiben verschickt wurde.

  • Datum des Eingangs entscheidend
  • Nicht Verfassungsdatum
  • Nachweis der Kündigungsaussprache
  • Bei Nichterreichen oder Fristbeginn
  • Möglicher Nachweis: Kündigung per Einschreiben

Zusammenfassung

Kündigungsschreiben:

  • Schriftliche Erklärung
  • Beendigung Arbeitsverhältnis
  • Arbeitnehmer oder Arbeitgeber

Gesetzliche Vorgaben:

  • Schriftform
  • Eigenhändige Unterschrift
  • Einhaltung Kündigungsfristen

Angaben im Schreiben:

  • Name, Anschrift Arbeitnehmer/Arbeitgeber
  • Datum
  • Kündigungserklärung
  • Kündigungstermin
  • Unterschrift

Korrekte Formulierung:

  • Höflich
  • Klar und unmissverständlich
  • Vermeidung negativer Formulierungen

Formale Aufbau:

  • Absender, Empfänger
  • Betreffzeile
  • Anrede
  • Kündigungstext
  • Unterschrift

Fristen:

  • Gesetzliche oder vertragliche Fristen
  • Einhaltung
  • Fristbeginn beachten

Kündigungsbestätigung:

  • Schriftliche Bestätigung
  • Eingang und Wirksamkeit der Kündigung
  • Rechtssicherheit

Zeitraum für Bestätigung:

  • Keine gesetzliche Regelung
  • Innerhalb von 1-2 Wochen üblich

Anforderung Bestätigung:

  • Schriftlich auffordern
  • Frist setzen
  • Höflich formulieren

Telefonische Anforderung:

  • Möglich
  • Schriftliche Bestätigung empfohlen

Informationen in Bestätigung:

  • Bestätigung Kündigungseingang
  • Kündigungstermin
  • Eventuell Vertragsrestlaufzeit

Keine Bestätigung:

  • Nachfragen
  • Frist setzen
  • Anwalt oder Rechtsbeistand

Aufbewahrung:

  • Persönliche Unterlagen
  • Ordner, digital
  • Mindestens bis Vertragsende

Kündigung per E-Mail:

  • Rechtskräftig möglich
  • Schriftform beachten
  • Qualifizierte elektronische Signatur empfohlen

Einschreiben:

  • Empfohlen
  • Nachweis Zustellung
  • Rechtssicherheit

Kündigung zurückziehen:

  • Zustimmung Arbeitgeber/Arbeitnehmer
  • Schriftlich erklären
  • Einverständnis bestätigen

Außerordentliche Kündigung:

  • Fristlose Kündigung
  • Wichtiger Grund
  • Schriftlich begründen

Arbeitszeugnis:

  • Recht auf Zeugnis
  • Bei Kündigung anfordern
  • Vollständig, wahrheitsgemäß

Unwirksame Kündigung:

  • Formfehler
  • Fristen missachtet
  • Diskriminierung

Rechte bei strittiger Kündigung:

  • Rechtsberatung
  • Kündigungsschutzklage
  • Abfindung, Wiedereinstellung

Deshalb ist die Kündigung unwirksam

  • Formfehler: z.B. fehlende Unterschrift, falsche Schriftform
  • Missachtung Kündigungsfristen: z.B. verspäteter Eingang der Kündigung
  • Unzureichende Begründung bei fristloser Kündigung
  • Sozialwidrige Kündigung: z.B. Diskriminierung, Benachteiligung besonderer Personengruppen
  • Verstoß gegen Kündigungsschutz: z.B. Kündigung während Mutterschutz, Kündigung Schwerbehinderter ohne Zustimmung Integrationsamt
  • Betriebsbedingte Kündigung ohne Sozialauswahl
  • Fehlende Zustimmung bei tarifvertraglichen oder betriebsverfassungsrechtlichen Regelungen
  • Kündigung aus unzulässigen Gründen: z.B. Krankheit, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit
  • Kündigung während Elternzeit ohne Zustimmung der zuständigen Behörde
  • Kündigung während einer Kündigungsschutzklage
  • Kündigung während der Probezeit ohne Einhaltung der korrekten Frist
  • Widerspruch des Betriebsrats bei einer Kündigung aus sozialen Gründen
  • Kündigung ohne Zustimmung des Personalrats (im öffentlichen Dienst)
  • Kündigung während einer Bildungsmaßnahme oder Umschulung ohne triftigen Grund
  • Verstoß gegen betriebsinterne Kündigungsregelungen
  • Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses während der Ausbildungszeit ohne schwerwiegenden Grund
  • Kündigung aufgrund von unerlaubter Verwertung personenbezogener Daten
  • Kündigung aufgrund von unbegründeten Verdachtsmomenten, z.B. Diebstahl oder Betrug
  • Kündigung während einer Freistellung ohne wichtigen Grund
  • Kündigung aufgrund einer unternehmerischen Entscheidung, die nicht nachvollziehbar ist oder deren Umsetzung unverhältnismäßig ist