Aktualisiert am 10. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Andreas Berger
Je nachdem, um welche Art von Vertrag es sich handelt, den Sie fristgerecht oder fristlos kündigen möchten, spielt die Form Ihres Kündigungsschreiben eine wichtige oder eine eher untergeordnete Rolle. Aufschluss darüber, welche Form Sie für Ihre Kündigung wählen müssen, damit diese wirksam und somit erfolgreich verläuft, gibt der Vertrag, der Klauseln bezüglich der Kündigungsmodalitäten enthält. Diese Vertragsklauseln sind für beide Seiten maßgeblich, sowohl für den Kündigenden als auch für den Gekündigten. Allerdings muss eine Kündigung immer schriftlich erfolgen und eine handschriftliche Unterschrift enthalten. Grundsätzlich hängt die Form der Kündigung davon ab, ob Sie den Vertrag fristgerecht oder fristlos kündigen.
Hier finden Sie eine umfassende Tabelle, die die wesentlichen Aspekte der Form und des Inhalts eines Kündigungsschreibens abdeckt.
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Absender | Vollständiger Name und Adresse des Absenders. |
| Empfänger | Vollständiger Name und Adresse des Empfängers (Arbeitgeber, Vermieter, Dienstleister, etc.). |
| Datum | Das Datum des Schreibens, um einen offiziellen Zeitstempel zu haben. |
| Betreffzeile | Eine prägnante Betreffzeile, die den Zweck des Schreibens klar angibt, z.B. „Kündigung meines Arbeitsvertrags“. |
| Anrede | Formelle Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder, wenn möglich, der spezifische Name des Ansprechpartners. |
| Einleitung | Eine kurze Einleitung, die den Zweck des Schreibens beschreibt, z.B. „Hiermit kündige ich…“. |
| Kündigungsgrund (optional) | Der Grund für die Kündigung muss nicht zwingend angegeben werden, kann aber hilfreich sein, z.B. „aufgrund meines Umzugs“ oder „aus privaten Gründen“. |
| Kündigungsdatum | Das konkrete Datum, zu dem die Kündigung wirksam werden soll, oder die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“. |
| Hinweis auf Kündigungsfrist | Erwähnung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist und dass diese eingehalten wird. |
| Bitte um Bestätigung | Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung des Kündigungseingangs und des Beendigungsdatums. |
| Resturlaub und offene Beträge | Erwähnen Sie, dass noch bestehender Resturlaub und offene Gehälter ausgezahlt werden sollen. |
| Arbeitszeugnis | Bitten Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (bei Kündigung des Arbeitsvertrags). |
| Danksagung | Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit oder die in Anspruch genommenen Dienstleistungen. |
| Unterstützung bei Übergabe | Bieten Sie Ihre Unterstützung bei der Übergabe Ihrer Aufgaben an, um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten. |
| Kontakt für Rückfragen | Geben Sie an, dass Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. |
| Freundlicher Ton | Bewahren Sie einen höflichen und professionellen Ton im gesamten Schreiben. |
| Unterschrift | Unterschreiben Sie das Schreiben handschriftlich (bei postalischer Versendung) oder digital, wenn es per E-Mail gesendet wird. |
| Kopie für eigene Unterlagen | Behalten Sie eine Kopie des Kündigungsschreibens für Ihre eigenen Unterlagen. |
| Rücksendebestätigung | Bei Postversand: Versenden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein, um einen Nachweis über den Erhalt zu haben. |
| Rechtsberatung | Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen Anwalt oder eine rechtliche Beratung hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Kündigung korrekt und rechtssicher ist. |
| Fehlerfreie Formulierung | Überprüfen Sie das Schreiben auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. |
| Vorlage verwenden | Nutzen Sie rechtlich geprüfte Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt sind. |
| Alternative Kontaktinfos | Geben Sie, falls notwendig, alternative Kontaktinformationen an, falls der Empfänger nach der Kündigung noch Rückfragen oder Angelegenheiten klären muss. |
| Individuelle Anpassungen | Passen Sie das Schreiben individuell an Ihre persönliche Situation und den jeweiligen Vertrag an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. |
Warum ist die Form manchmal wichtig und manchmal egal?
Bei einer fristgerechten Kündigung reicht es aus, den Vertrag unter Einhaltung der Kündigungsfristen und, sofern vorhanden, unter Berücksichtigung der Mindestvertragslaufzeit zu kündigen. Das bedeutet, dass eine fristgerechte Kündigung lediglich Absender- und Empfängerdaten sowie einen kurzen Text enthalten muss, welcher Vertrag von wem zu welchem Zeitpunkt gekündigt wird. Es ist nicht notwendig, die Kündigung zu begründen, auch dann nicht, wenn der Gekündigte um eine Angabe für die Gründe des Vertragsendes bittet.
Um einen Beleg darüber zu haben, dass die Kündigung dem Empfänger fristgerecht zugestellt wurde, empfiehlt es sich, den Brief per Einschreiben zu versenden und um eine schriftliche Kündigungsbestätigung zu bitten. Wichtig zu wissen ist, dass für den Gekündigten das Datum relevant ist, an dem ihm die Sendung zugestellt wurde, also das Datum des Posteingangs und nicht das Datum, an dem der Kündigende die Kündigung verfasst hat. Etwas schwieriger gestaltet sich eine außerordentliche Kündigung.
Diese muss begründet werden und der Grund muss derart wichtig oder schwerwiegend sein, dass ein Aufrechterhalten der Vertragsbeziehung für einen der beiden Vertragspartner nicht mehr zumutbar ist. Ein solcher Grund liegt beispielsweise dann vor, wenn einer der Vertragspartner die vereinbarten Leistungen nicht erfüllt oder nur mangelhaft erfüllen kann, wobei der Gesetzgeber vorsieht, dass der Einzelfall abgewogen und eventuell eine Frist eingeräumt werden muss, während der der Gekündigte die Möglichkeit erhält, seinen Pflichten nachzukommen. Auch hier empfiehlt sich der Versand per Einschreiben mit Rückschein als Beleg.